Organizar

Una vez que tengo el plan, toca organizar a las personas para cumplir con los objetivos que contiene el plan. Para ello se organiza a las personas en una estructura organizacional que permita a cada individuo y equipo funcionar de manera eficiente y efectiva. ¡es sorprendente cuántos gerentes no tienen claro por qué han elegido la estructura que tienen! Cuando se diseña una estructura organizacional, es fundamental recordar que esta no es solo un diagrama en un papel, sino la manera en que se organizan las personas para lograr un objetivo común. La estructura define cómo se distribuyen las tareas, cómo se comunican los equipos y cómo fluye la información. Sin una comprensión clara de por qué se ha elegido una determinada estructura, es fácil perder de vista su propósito y cómo contribuye al éxito de la organización. 

Para organizar eficazmente un grupo de personas, primero es necesario tener claridad sobre las tareas que cada miembro deberá realizar. Y para definir esas tareas, es esencial comprender cuál es la mejor forma de llevarlas a cabo. Esto requiere un análisis profundo de los objetivos del equipo, la forma de agrupar las funciones, y la identificación de las competencias necesarias para ejecutar las tareas de una buena manera. A partir de ahí, se puede determinar cuántas áreas se necesitan, quién liderará cada una, y cómo se coordinarán entre sí. 

Es importante que los gerentes comprendan que la estructura organizacional debe ser una herramienta al servicio de los objetivos estratégicos. Debe ser flexible y capaz de adaptarse, pero también debe estar bien definida para proporcionar claridad y dirección. En lugar de simplemente replicar modelos tradicionales o seguir modas organizacionales, los gerentes deben reflexionar sobre cómo su estructura apoya o entorpece el trabajo de su equipo. En una organización, las áreas típicas en cómo se organiza a los equipos son por áreas de ventas, administración/finanzas y operaciones. Sí tratas de imaginarlo, te darás cuenta que cualquier empresa hace fundamentalmente 3 cosas. Produce un bien o servicio, lo vende y lo cobra. 

Esta sobre-simplificación de cómo opera una empresa te invita a comprender que cualquier negocio parte por saber hacer o saber producir algo. Luego debes encontrar clientes o usuarios que quieran pagar por ese producto, ese pago debe ser superior a lo que a ti te costó producirlo. Finalmente, tienes que asegurarte que el cliente o el usuario haga llegar su dinero hasta las cuentas de tu empresa y registrar cada una de esas transacciones para poder pagar los gastos derivados de producir el bien o servicios. Los gastos típicos son los sueldos de quienes fabrican y venden, los insumos que te permiten producir el bien o servicio, y los impuestos que el fisco te obliga a pagar para permitirte interactuar en ese país o nación. 

Articular esas 3 grandes funciones de las empresas es el punto de partida para organizar a los equipos. Cuando parte un negocio, suele ocurrir que una misma persona fabrica, vende, y cobra. Y usualmente parece complejo separar cuando se pasa de una función a otra. Por lo mismo, cuando se les pregunta a los emprendedores en qué necesitan ayuda, les cuesta saber en cuál de las 3 áreas son más fuertes. A medida que vamos comprendiendo qué es administrar, nos damos cuenta que cada una de las funciones de la organización requiere ejecutar tareas para las cuales algunas personas son mejores que otras. 

Usualmente, ejecutar una tarea de mejor manera tiene que ver con gustos y experiencias personales. De ahí que los líderes invierten tiempo en comprender qué funciones les resultan más placenteras y fáciles de ejecutar a los distintos miembros del equipo. Los profesionales en estas áreas suelen tener perfiles y conocimientos distintos. 

Los profesionales en el área comercial suelen ser extrovertidos, persuasivos y orientados a las relaciones. Son encantadores y tienen habilidades destacadas en la comunicación y en la construcción de relaciones. Su enfoque principal es el cliente y cómo satisfacer sus necesidades, lo que les permite generar ventas y mantener relaciones a largo plazo. ¿Te das cuenta el tipo de tareas que hace esta área? ¿logras visualizar la interacción que tendrá el líder del equipo comercial con sus colaboradores?

Los financieros tienden a ser meticulosos, analíticos y estructurados. Valoran la precisión y el detalle, y son expertos en el manejo de datos numéricos y financieros. Tienen entendimiento de contabilidad, gestión financiera, análisis de riesgos, presupuestación y control de costos. Además, están familiarizados con las regulaciones fiscales y financieras que afectan a la organización. 

Los profesionales de operaciones están comprometidos con la tarea y se centran en la ejecución. Son organizados, orientados a procesos y detallistas, con un fuerte conocimiento de los flujos de trabajo y la calidad del producto o servicio. Dominan la gestión de la cadena de suministro, la planificación y control de la producción, la mejora continua, y la gestión de calidad. Además, suelen tener conocimientos técnicos específicos relacionados con la producción o los servicios que ofrece la organización. 

El compromiso con la unidad de mando es un principio fundamental en la administración que establece que cada empleado o miembro de una organización debe reportar y recibir órdenes únicamente de un solo superior o jefe. Este principio, parte de la teoría clásica de la administración, busca evitar la confusión y el conflicto que podrían surgir si un empleado recibiera instrucciones contradictorias de diferentes supervisores. No obstante, la necesidad de enfrentar problemas de forma interdisciplinaria lleva muchas veces a los gerentes a optar por estructuras matriciales. La organización matricial combina aspectos de la estructura funcional y divisional. Los empleados tienen doble dependencia: reportan tanto a un líder funcional como a un gerente de proyecto o producto. Esto crea una matriz de relaciones. Como ventajas promueve la colaboración entre departamentos, facilita la gestión de proyectos complejos, mejora la flexibilidad y el uso eficiente de recursos. Como desafío puede generar confusión y conflictos de autoridad. Es compleja de gestionar y puede llevar a duplicidad de informes. Importancia del Compromiso con la Unidad de Mando 1. Claridad en las Instrucciones: Asegura que las directrices que recibe un empleado sean claras y coherentes, evitando la confusión que podría surgir al recibir órdenes de múltiples jefes. 2. Eficiencia Operacional: Facilita la coordinación y la supervisión del trabajo, ya que cada jefe es responsable de sus subordinados directos, mejorando así la eficiencia en la toma de decisiones y en la ejecución de tareas. 3. Responsabilidad Definida: Establece una línea clara de responsabilidad, tanto para los empleados como para los supervisores. Esto facilita la rendición de cuentas y la evaluación del desempeño. Organizar significa que cada persona sabe quién es su jefe y qué debe lograr para que el jefe considere que el colaborador está cumpliendo con el desempeño esperado.